Was das Gesetz sagt
Das Obligationenrecht verlangt, dass die Geschäftsbücher, die Buchungsbelege, der Geschäftsbericht und der Revisionsbericht zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Die Frist beginnt mit dem Ablauf des Geschäftsjahres (Art. 958f OR).
Geschäftsbericht und Revisionsbericht werden schriftlich und unterzeichnet aufbewahrt. Für alles andere ist die elektronische Form zulässig, solange die Daten während der ganzen Frist unverändert, lesbar und einsehbar bleiben. Die Einzelheiten regelt die Geschäftsbücherverordnung (GeBüV).
Die Online-Software
- Sie ist überall erreichbar, ohne Installation.
- Der Anbieter kümmert sich um Updates und Backups.
- Das Abo kostet jedes Jahr, ohne Ende.
- Die Daten liegen beim Anbieter: Endet das Abo oder schliesst das Unternehmen, müssen Sie sie rechtzeitig in einem lesbaren Format exportiert haben.
- Hosting und Unterauftragnehmer sind nicht immer in der Schweiz.
Die installierte Software
- Die Daten bleiben auf Ihrem Computer: Niemand sonst hat Zugriff darauf.
- Sie funktioniert ohne Internetverbindung.
- Meistens gibt es kein Abo.
- Um die Backups kümmern Sie sich selbst: Fällt eine Festplatte ohne Kopie aus, ist die Buchhaltung verloren.
- Wer zu mehreren an mehreren Arbeitsplätzen arbeitet, braucht mehr Organisation.
Die richtigen Fragen
- 01In welchem Format kann ich alle meine Daten exportieren? Lässt es sich in zehn Jahren noch lesen?
- 02Wo werden meine Daten gehostet und von wem?
- 03Was passiert, wenn ich nicht mehr bezahle?
- 04Wer kann meine Zahlen technisch gesehen lesen?
- 05Wie werden die Backups gemacht? Habe ich schon einmal eines wiederhergestellt, um es zu prüfen?
Unsere Wahl für Qompta
Wir haben Qompta als installierte Software entwickelt: kein Konto, kein Server, eine mit AES-256 verschlüsselte Datenbank auf Ihrem Computer. Das ist ein Entscheid für die Vertraulichkeit, Ihre Zahlen gehen über niemanden. Die Kehrseite ist das Backup: Es liegt in Ihrer Verantwortung und gehört ausserhalb des Computers aufbewahrt.
Keiner der beiden Ansätze ist an sich besser. Entscheidend ist zweierlei: Sie wissen, wo Ihre Daten liegen. Und Sie können sie in zehn Jahren noch lesen.