Datensicherung: die 3-2-1-Regel für ein kleines Unternehmen

Die Regel

• Drei Kopien Ihrer Daten: das Original und zwei Sicherungen.
• Zwei verschiedene Medien: zum Beispiel die Festplatte des Computers und eine externe Festplatte. Eine externe Festplatte und ein Online-Speicher eignen sich ebenfalls.
• Eine Kopie ausser Haus: Ein Brand oder ein Einbruch nimmt alles mit, was am selben Ort liegt.

Sie ist nicht technisch und genau das ist ihre Stärke: Sie passt auf einen Post-it und deckt die meisten Pannen ab, die einem kleinen Unternehmen passieren.

Was sie allein nicht abdeckt

Ransomware verschlüsselt alles, was sie erreicht. Dazu gehören die ständig angeschlossene Sicherungsfestplatte und der in die Cloud synchronisierte Ordner. Eine Synchronisation ist keine Sicherung: Sie kopiert auch die zerstörten Dateien.

Deshalb braucht es zwei Ergänzungen:

• eine getrennte Kopie, also eine Festplatte, die man nach der Sicherung absteckt. Auch ein Online-Speicher kann genügen, wenn er alte Versionen aufbewahrt, ohne dass man sie löschen kann;
• mehrere Versionen über die Zeit: Ist eine Datei seit drei Wochen beschädigt, nützt die Sicherung von gestern nichts.

Der Test, den fast niemand macht

Eine Sicherung, die nie wiederhergestellt wurde, ist eine Annahme. Nehmen Sie einmal pro Quartal eine zufällige Datei und stellen Sie sie auf einem anderen Computer wieder her. Einmal pro Jahr stellen Sie alles wieder her. Nur so wissen Sie, dass die Kopie vollständig und lesbar ist.

Bei der Buchhaltung geht es um mehr als eine Panne: Geschäftsbücher und Belege werden zehn Jahre aufbewahrt (Art. 958f OR). Eine Sicherung, die in fünf Jahren nicht mehr lesbar ist, ist so schlimm wie eine verlorene.

Ein konkretes Beispiel

1. 01Die Arbeitsdaten auf dem Bürocomputer.
2. 02Jeden Abend eine automatische Sicherung auf eine externe Festplatte, die dreissig Tage an Versionen aufbewahrt.
3. 03Jede Woche eine verschlüsselte Kopie bei einem Speicheranbieter in der Schweiz. Andernfalls auf einer zweiten Festplatte, die ausserhalb des Büros liegt und zwischen zwei Kopien abgesteckt bleibt.
4. 04Eine Erinnerung im Kalender für den Wiederherstellungstest.

Und in unserer Software

Qompta speichert Ihre Daten auf Ihrem Computer, ohne Server. Bei jedem Start schreibt es eine verschlüsselte Sicherung und bewahrt sie standardmässig sieben Tage auf. Das ist die erste Kopie. Eine weitere gehört ausserhalb des Computers, der Wiederherstellungsschlüssel an einen anderen Ort: Ohne ihn lässt sich eine verschlüsselte Sicherung nicht lesen.