Fünfzig Seiten sind unnötig. Zwei oder drei genügen, wenn sie die richtigen Fragen beantworten. Hier sind jene, die Preis und Termin wirklich verändern.
1. Das Problem, das gelöst werden soll
Beschreiben Sie zuerst, was heute nicht funktioniert. Erst dann die Lösung. «Wir erfassen jede Bestellung von Hand in zwei Programmen» sagt mehr als «Wir brauchen eine App». Eine Agentur kann dann etwas Einfacheres vorschlagen, als Sie sich vorgestellt haben.
2. Wer es benutzen wird
Ihre Kunden, Ihre Mitarbeitenden, nur Sie selbst? Auf dem Handy, am Bürocomputer, unterwegs ohne Netz? Die Anzahl Benutzerprofile und ihre Rechte wiegen im Budget schwerer als die Anzahl Bildschirme.
3. Die Funktionen, nach Wichtigkeit geordnet
Teilen Sie sie in drei Gruppen: unverzichtbar zum Start, später nützlich, schön zu haben. Allein diese Unterscheidung erlaubt es, eine erste Version früher zu liefern. Der Rest wird erst angegangen, wenn sich die Basis bewährt hat.
4. Was es schon gibt
- Die Programme, die angebunden werden sollen: Buchhaltung, Onlineshop, CRM, Kalender.
- Die Daten, die übernommen werden: Excel-Dateien, alte Website, Kundendatenbank.
- Der Domainname, das Hosting und die bestehenden Konten.
Eine Datenübernahme oder eine Anbindung an fremde Software ist oft der am schwersten planbare Teil eines Projekts. Wer sie von Anfang an erwähnt, erspart sich die böse Überraschung unterwegs.
5. Die Rahmenbedingungen
Ein fixes Datum (eine Messe, eine Eröffnung), Sprachen, Anforderungen an die Barrierefreiheit, ein zwingendes Hosting Ihrer Daten in der Schweiz: Alles, was nicht verhandelbar ist, gehört schwarz auf weiss ins Dokument.
6. Ein Budget, auch ein ungefähres
Viele zögern, es zu nennen, aus Angst, dass es dann vollständig ausgegeben wird. Dabei ist genau diese Angabe nötig, um die richtige Lösung vorzuschlagen: Mit einem Rahmen lässt sich entscheiden, ob man ein bestehendes Programm anpasst oder individuell entwickelt.
7. Nach der Aufschaltung
Wer macht die Updates? Wer behebt ein Problem an einem Sonntag? Wem gehört der Code? Diese Fragen gehören in die Offerte, nicht in die Zeit nach der Lieferung.
Eine gute Offerte beantwortet jeden dieser Punkte schriftlich: einen Umfang, was davon ausgeschlossen ist, einen Preis und einen Termin. Fehlt etwas davon, fragen Sie nach, bevor Sie unterschreiben.
Wenn Sie zwischen einem Standardprogramm und einer Entwicklung abwägen, lesen Sie auch Individualsoftware oder Standardlösung. Und wenn Ihr Pflichtenheft bereit ist, schreiben Sie uns: Wir antworten mit einem Umfang und einer Schätzung.